Забронировать
Главная » Блог » Проживание в гостинице в командировке

Проживание в гостинице в командировке

Командировка – неотъемлемая часть производственного процесса сотрудников в большинстве отечественных компаний, сопровождаемая проживанием в отеле или гостинице. В коллективных договорах или локальных актах прописаны подробные правила оформления подобных поездок. Стоит подробнее рассмотреть, для чего сотрудникам предоставлять документы, подтверждающие проживание в гостинице в командировке, и как правильно это сделать.

Какие документы должен предоставить сотрудник

Работодатель самостоятельно устанавливает перечень документов, которые потребуется собрать сотруднику в качестве доказательств затрат на проживания в случае командировки. От работника требуется не только подготовить необходимый пакет, но также проследить за тем, чтобы они были оформлены надлежащим образом. Стандартный набор документов для сотрудника, который во время командировки проживал в отеле или гостинице:

  • квитанция;
  • чек или счет.

Подробный перечень работник может уточнить в Положении о командировках, которое предусматривает его компания.

Для чего нужны документы, подтверждающие проживание в отеле

Сотрудник, который отправляется в командировку, должен будет впоследствии подтвердить дополнительные расходы, произведенные в поездки. Такая необходимость объясняется тем, что оплата жилья по найму включена в открытый перечень затрат, которые компания обязуется возместить работнику. Однако такая возможность доступна только тем сотрудникам, чья трудовая деятельность носит разъездной характер.

Отсутствие документов, подтверждающих расходы на проживание сотрудника в гостинице, а также игнорирование заполнения и предоставления отчета приводят к не самым приятным последствиям. Подчиненный в этом случае переходит в разряд должников компании, и работодатель имеет полное право удержать из зарплаты ранее выданный аванс и суточные.

Обязательные реквизиты счета на оплату гостиницы

Сотрудник, который на время командировки снимал номер в отеле или гостинице, должен запросить от организации чек. Это официальный документ первичного бухгалтерского учета, который подтверждает поступление средств на счет организации, что предоставляла работнику компании жилье.

Согласно требованиям Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 под №359 бланк квитанции или счета должен быть изготовлен типографским счетом. Также документ должен обладать соответствующими реквизитами, к числу которых относят:

1. Полное наименование и серию документа;
2. Наименование и организационно-правовую форму юридического лица, в данном случае – владельца гостиницы или отеля;
3. Полное название гостиницы, в которой проживал сотрудник компании;
4. Адрес организации;
5. ФИО клиента – сотрудника компании;
6. Стоимость аренды номера;
7. Время заселения и выселения из гостиницы;
8. Перечень и стоимость дополнительных услуг, которые сотрудник компании получил при проживании в гостинице во время командировки.

Важно отметить, что работодатель оставляет за собой право оплаты только тех позиций, что прописаны в Положении о командировках. Поэтому сотруднику компании стоит предварительно изучить документ. Также в Положении указывается, в какой форме производится оплата командировочных — наличной или безналичной. Если речь идет о командировке работника бюджетного или государственного учреждения, то оплата его расходов ведется в соответствии с нормативными актами федерального или муниципального уровня.

Авансовые отчет — сроки предоставления документов

Авансовый отчет – специальный отчет, вместе с которым идут приложения в виде оправдательных документов. С его помощью удается:

  • зафиксировать хозяйственные операции в регистрах бухгалтерии;
  • подтвердить использование сотрудником ранее выданных организацией денежных средств;
  • провести необходимые расчеты с целью возмещения или полного возврата средств работнику, который находился в командировке и предоставил отчет.

Оформление авансового отчета – прямая обязанность сотрудника. Подать сформированный пакет документов вместе с отчетом необходимо в течение 3 суток с момента возвращения из командировки. Грамотно составленный бланк должен включать:

1. Полное юридическое наименование отеля или гостиницы, в которой проживал работник;
2. Наименование регистра;
3. Точный адрес гостиницы;
4. Печать;
5. Серию документа;
6. ИНН, КПП.

Также к авансовому отчету необходимо приложить счет или чек от гостиницы. Распространенные ошибки при заполнении авансового отчета:

1. Отсутствие подтверждения документом или объяснительной принятую к учету сумму;
2. Отсутствие выделенной суммы НДС для котировочных записей;
3. Отсутствие подписей: сотрудника, бухгалтера или главбуха, руководителя.

Также нередко сотрудники заполняют строки по иностранной валюте в рублевых расчетах, и наоборот. Дополнительно стоит учесть, что к рассмотрению принимается только изготовленный в типографии отчетный бланк. Самостоятельно распечатанный через автоматизированные системы документ принят не будет.

Максимальный срок подачи отчета – 3 рабочих дня с момента возвращения сотрудника из командировки. При необходимости срок можно продлить до выхода подчиненным на работу, если раньше не удалось приступить к трудовой деятельности из-за болезни или отпуска, который совпал с окончанием командировки. Также срок продлевается в случае отправки сотрудника в новую служебную поездку.

В случае задержки отчета у сотрудника могут быть негативные последствия. Организация вполне может воздействовать на работника материально.

Что делать, если нет документов о проживании

Иногда возникают ситуации, когда сотрудник не может предоставить отчетные документы. В этом случае предприятие может сделать запрос в отель и уточнить необходимую информацию. В свою очередь, сотрудники гостиницы обязуются выслать справку с подтверждением, что работник обратившейся к ним компании во время командировки действительно проживал у них в указанный период времени.

Сразу стоит отметить, что справка, подтверждающая проживание сотрудника в командировке, может вызвать ряд вопросов у налоговой инспекции, так как не является прямым подтверждением расходов. Однако в любом случае она выступает основанием для проведения взаиморасчетов между компанией и подчиненным.

Нередко сотрудники, отправляясь в командировку, предпочитают снимать жилье, а не брать номер в гостинице или отеле, что также приводит к отсутствую подтверждающих документов на гостиничные услуги. Тогда фирма берет на себя ответственность за оплату проживания работника, и в этом случае расходы не возмещаются.

Апарт-отель «Ханой-Москва» предлагает выгодные условия проживания корпоративным клиентам. Если ваши сотрудникам нужно приехать в командировку в Москву, наш отель разместит их с полным комфортом.

Забронировать

Контакты

129347, Россия, Москва,
Ярославское шоссе, д.146 корпус 2
+7 495 357-11-11
(многоканальный
телефон/факс)